Administratieve taken kunnen al snel een knelpunt worden wanneer u een druk verhuurbedrijf runt. Tijd besteden aan het handmatig typen van offertenherinneringen, het kopiëren en plakken van logistieke gegevens of het opnieuw invoeren van gegevens in afzonderlijke klant-e-mails kost waardevolle tijd die u liever aan de daadwerkelijke operatie besteedt.
Om deze workflow te optimaliseren, hebben we onze nieuwe functionaliteit voor e-mailsjablonen.
Met deze update kunt u gestandaardiseerde e-mailsjablonen maken die zijn verrijkt met dynamische variabelen. Het systeem vult automatisch realtime gegevens in op basis van de exacte locatie van waaruit u de e-mail verzendt (zoals een specifieke klus- of projectpagina), wat uw team tijd bespaart en de kans op fouten bij handmatige gegevensinvoer verkleint.
Lees verder voor een snelle rondleiding over het instellen van uw sjablonen en het vandaag nog automatiseren van uw communicatie 👇
Stap 1: Uw sjabloon maken & configureren
Voordat u dynamische e-mails kunt gaan verzenden, moet u uw mstersjabloon maken in uw instellingen en de gegevenscontext ervan definiëren.
1. Navigeer naar Bedrijfsinstellingen
Ga naar Bedrijfsinstellingen en klik op het tabblad E-mailsjablonen.
2. Toevoegen of bewerken
Klik op de knop + Nieuw sjabloon in de linkerzijbalk of selecteer een bestaand sjabloon om te bewerken.
3. Vul de gegevens in
Vul de initiële sjabloonvelden in:
- Naam: Geef uw sjabloon een duidelijke, herkenbare naam (bijv. Herinnering klusofferte).
- Onderwerp: Stel een standaard onderwerpregel in (hier kunnen ook variabelen worden gebruikt).
- Context: Selecteer de context waarin deze e-mail zal worden gebruikt. Als u kiest voor Klussen, weet het sjabloon bijvoorbeeld dat het specifieke gegevensvelden van de klus moet ophalen.
4. Dynamische variabelen invoegen
Aan de rechterkant van het scherm vindt u een doorzoekbare zijbalk met beschikbare gegevenscategorieën (zoals Algemeen of Klus). Zoek het gewenste gegevensveld en voeg dit in de rich-text-editor in. Deze variabelen verschijnen in uw tekst als geel gemarkeerde tijdelijke aanduidingen, zoals [[job.job_name]] of [[user.name]].
Een e-mailsjabloon instellen in HireHop.
Als u dubbelklikt op een variabelenveld, kunt u terugvaltekst (fallback) voor dat veld opgeven. In de praktijk betekent dit dat als de informatie voor dat veld ontbreekt, de hier ingevoerde terugvaltekst verschijnt wanneer u een e-mail opstelt met dit sjabloon.
Zodra u tevreden bent over de indeling, klikt u op Opslaan.
Terugvaltekst invoegen in uw sjabloon.
Stap 2: Uw e-mail opstellen en verzenden
Nu uw sjabloon is opgeslagen, is het klaar om live gegevens op te zoeken en contextueel in te voegen.
1. Zoek het item waarover u wilt e-mailen
Navigeer naar het specifieke item waarover u wilt e-mailen (als u bijvoorbeeld een e-mail wilt sturen over een specifieke klus, ga dan naar de pagina van die klus, zoals Klusnummer 10010).
2. Open de e-maileditor
Klik op de knop E-mail om het e-mailvenster te openen.
3. Selecteer uw sjabloon
Selecteer in het vervolgkeuzemenu ‘Sjabloon’ het sjabloon dat u in Stap 1 hebt gemaakt. Het systeem laadt uw sjabloontekst direct in de editor, waarbij al uw vooraf geconfigureerde velden zijn ingevuld. Zo ziet u de e-mail precies zoals uw klant deze zal ontvangen.
4. Controleer uw e-mail en verzend deze
Als de e-mail er goed uitziet en alles op zijn plek staat, klikt u eenvoudig op Verzenden.
De e-mail controleren die u met uw e-mailsjabloon hebt opgesteld.
Waarom je team dol zal zijn op deze functie
- Contextueel bewustzijn: Het systeem haalt automatisch de relevante projectnotities, contactgegevens of financiële cijfers op op basis van de pagina waaraan je momenteel werkt.
- Consistente huisstijl: Houdt communicatie met klanten uniform en professioneel in elke vestiging of afdeling.
- Workflow-efficiëntie: Maakt van repeterende berichten een snel proces van twee klikken.
Bespaar tijd met geautomatiseerde e-mailstromen
Klaar om te zien hoe eenvoudig het is om je verhuurcommunicatie te beheren? Onze nieuwe geautomatiseerde e-mailsjablonen zijn nu direct beschikbaar in je accountdashboard.
Als je nieuw bent bij HireHop, kun je gratis onze geavanceerde e-mailintegratie ervaren of neem vandaag nog contact op met ons supportteam om een persoonlijke rondleiding door onze workflowfuncties te boeken!