In een druk verhuurbedrijf is het een constante uitdaging om je pipeline perfect op orde te houden. Zodra een evenement voorbij is en de apparatuur terugkeert naar het magazijn, blijven oudere projecten vaak onterecht als actief gemarkeerd staan. Als je projecten niet afsluit, leidt dit tot digitale rommel — waardoor je blijft zitten met actieve projecten van jaren geleden — en kun je cruciale financiële zaken over het hoofd zien, zoals onbetaalde klantfacturen.
Om het opschonen binnen je bedrijf te stroomlijnen en naleving te waarborgen, introduceert HireHop het Rapport Niet-afgesloten Projecten.
Met deze functie kun je direct historische projecten scannen die al afgerond hadden moeten zijn, openstaande eindjes controleren en je systeem direct vanuit de rapportweergave opschonen.
Waar gewone gebruikers alleen projecten kunnen bekijken en afsluiten die ze zelf hebben aangemaakt, hebben systeembeheerders (Administrators) de bevoegdheid om alle projecten in het hele bedrijf te controleren en af te sluiten.
Hoe je actieve systeem te controleren en op te schonen
Volg ons stappenplan hieronder om het rapport te vinden, je niet-afgesloten mappen te controleren en je actieve projecten op te ruimen.
Stap 1: Het rapport vinden
Log in op HireHop en ga naar het hoofdtabblad Rapporten bovenaan je scherm. Scroll naar beneden naar de sectie Algemeen rechtsonder en klik op Niet-afgesloten projecten.
De tool Niet-afgesloten projecten vinden in de categorie Algemene rapporten.
Stap 2: Je opschoonparameters instellen
Voordat de gegevens worden geladen, kun je in HireHop je zoekparameters filteren om precies te vinden wat je zoekt.
Met het vervolgkeuzemenu Niet-afgesloten langer dan kun je instellen dat het systeem alleen zoekt naar historische projecten die al enige tijd geleden hadden moeten worden afgesloten (zoals 3 maanden of langer geleden). Dit zorgt ervoor dat je actieve projecten van het huidige seizoen volledig onaangeroerd blijven terwijl je oudere projecten aanpakt. Je kunt het rapport ook filteren op specifieke gebruikers, projectstatussen of vestigingen. Zodra je regels zijn ingesteld, klik je op Vernieuwen.
Stel je tijdsdrempels en gebruikersparameters in voordat je de lijst genereert.
Stap 3: Financiële en operationele losse eindjes controleren
Wanneer het rapport wordt geladen, zie je een overzichtelijke lijst van alle overeenkomende niet-afgesloten projecten.
Het slimme gedeelte
Voordat je de selectievakjes aanvinkt om ze af te sluiten, kun je de kolommen gebruiken om je financiën te controleren — met name de saldi voor Netto gefactureerd en Niet gefactureerd. Als je een project ziet met een openstaand niet-gefactureerd saldo, dient dit als een directe waarschuwing dat er iets niet klopt. Je kunt pauzeren, het projectbestand openen om achter de onbetaalde factuur aan te gaan of de definitieve transactie registreren, en vervolgens terugkeren naar het rapport om actie te ondernemen.
Het ingevulde gegevensraster bekijken om niet-afgesloten statussen te vergelijken met openstaande financiële saldi.
Stap 4: Projecten in batch afsluiten
Zodra je hebt geverifieerd dat een groep projecten volledig is afgehandeld, vink je eenvoudigweg de vakjes uiterst links aan van de rijen die je wilt afsluiten. Klik op de knop Status wijzigen rechtsboven in het raster, selecteer Voltooid in het vervolgkeuzemenu en klik op Klaar.
Het systeem verplaatst alle geselecteerde projecten direct naar een gesloten status, waardoor ze uit je actieve pipeline worden verwijderd en je database binnen enkele seconden wordt opgeschoond.
Meerdere historische projecten in batch bijwerken naar “Voltooid” om openstaande zaken direct veilig af te sluiten.
Houd je pipeline op orde met HireHop
Regelmatige controle van je historische administratie helpt databaserommel te voorkomen en zorgt ervoor dat ontbrekende facturen of onvoltooide projecten niet door de mazen van het net vallen. Door het Rapport Niet-afgesloten Projecten op te nemen in je maandelijkse of seizoensgebonden opschoonroutine, blijft je operationele data brandschoon.
Het Rapport Niet-afgesloten Projecten is live en nu te gebruiken. Als je je bedrijfspipeline wilt opruimen, kun je inloggen op je HireHop-account om je actieve projecten te bekijken. Voor grotere teams die hulp nodig hebben met administratieve toegangsrechten of gebruikersrollen, kun je contact opnemen met onze supportdesk voor een gesprek met het team.